WPLounge

WooCommerce koppelen aan je Moneybird-administratie

WooCommerce koppelen aan je MoneyBird-administratie

Veel ondernemers gebruiken Moneybird voor hun administratie en facturatie. Als je een WooCommerce-webshop hebt is het handig om je Moneybird-administratie te koppelen aan WooCommerce, zodat het aanmaken van facturen zo veel mogelijk automatisch verloopt.

Affiliate disclaimer:
In onze artikelen en op onze pagina's staan affiliate links. Wanneer je via één van deze links een aankoop doet, ontvangen wij een (meestal kleine) commissie van de verkoper. Wij geven altijd onze eerlijke mening over producten. Klik hier voor meer informatie.

In dit artikel leggen we uit hoe je WooCommerce en Moneybird met elkaar kunt koppelen met behulp van een plugin. De plugin “praat” met de Moneybird API en zorgt er zo voor dat facturen automatisch worden gegenereerd en verzonden. Zo wordt de administratie van je WooCommerce-webshop volledig geautomatiseerd, zodat jij niet alle facturen handmatig hoeft aan te maken in Moneybird. Dat laatste is misschien niet heel erg, maar als je meer dan tien bestellingen per dag hebt wordt het een tijdrovend proces. Het is dus zeker geen overbodige luxe om op deze manier je administratie te automatiseren.

WooCommerce koppelen aan Moneybird

Voor het koppelen van Moneybird en WooCommerce gebruik ik meestal de plugin Moneybird API koppeling voor WooCommerce van ExtensionTree. Deze plugin kost €49 euro voor één website. De belangrijkste eigenschappen van deze plugin op een rij:

TIP VAN WPLOUNGE
Divi theme & Divi Builder
Bij Elegant Themes ontvang je meer dan
85 premium themes (waaronder Divi!) voor maar 89 dollar!
Bekijk de themes »
Lees meer over Divi.
  • Automatisch facturen genereren op basis van de status van een bestelling.
  • Indien automatische facturen niet wenselijk zijn: handmatig factureren genereren met één klik vanuit WooCommerce.
  • Facturen direct bekijken vanuit WooCommerce (zonder eerst naar Moneybird te gaan).
  • Betaalstatus in Moneybird wordt automatisch geüpdatet als er een betaling plaatsvindt in je webshop.
  • Facturen van Moneybird automatisch per e-mail of zelfs per post versturen.

Indien je ervoor kiest om alles volledig te automatiseren, heb je dus bijna geen omkijken meer naar de administratie van je WooCommerce-webshop.

De plugin toegang geven tot je Moneybird-account

Het koppelen van de plugin aan Moneybird is gelukkig redelijk eenvoudig. Je hoeft hiervoor geen technische kennis te hebben.

Om de Moneybird API koppeling-plugin toegang te geven tot je administratie, dien je in Moneybird een API-key aan te maken. Dit doe je via je gebruikersaccount onder het kopje “Ontwikkelaars”. In de onderstaande screenshot kun je zien hoe dat er uit ziet.

Moneybird API token aanmaken
Moneybird API token aanmaken

Klik op de groene knop om een nieuwe API token aan te maken. De API token en je Client ID vul je vervolgens in de WordPress-backend in bij de instellingen van de Moneybird API koppeling-plugin. De plugin krijgt dan (via een versleutelde verbinding) toegang tot jouw Moneybird-administratie. Dankzij deze koppeling kan de plugin Moneybird-facturen aanmaken en versturen. Daarnaast kan de plugin de status van de betaling in Moneybird updaten op basis van de betalingen in je WooCommerce-webshop.

Voorbeeld:

Zodra een klant in je WooCommerce-webshop een betaling doet, wordt de bestelling in WooCommerce geüpdatet naar de status “Betaald”. Deze plugin zorgt er dan automatisch voor dat de factuur in Moneybird ook als “betaald” wordt gemarkeerd.

De plugin instellen en gebruiken

Nu de koppeling tussen WooCommerce en Moneybird tot stand is gebracht, kun je aan de slag met de instellingen van de Moneybird API koppeling voor WooCommerce-plugin.

Automatisch facturen genereren

Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om facturen automatisch te laten genereren op basis van een aantal criteria. De aanbevolen instelling is om een factuur te genereren zodra de bestelling de status “COMPLEET” krijgt. Dit houdt in dat een bestelling betaald is. Er wordt dan automatisch een factuur verzonden vanuit Moneybird.

Automatisch factuur genereren

Je kunt daarnaast ook kiezen voor het automatisch genereren van facturen wanneer een bestelling de status “In afwachting”, “In behandeling” of “In de wacht” krijgt. Er zijn echter weinig gevallen denkbaar waarin dit de gewenste instelling is.

Handmatig facturen genereren

Je kunt de automatische facturatie ook uitzetten. Je kunt facturen dan nog altijd vanuit WooCommerce genereren, maar moet hiervoor eerst op een knop klikken:

Genereer Moneybird factuur

Dit is een handige instelling voor als je graag alle bestelling eerst zelf wilt controleren. Je kunt ook “in bulk” factureren genereren voor meerdere bestellingen.

Facturen en status bekijken vanuit WooCommerce

Je kunt vanuit WooCommerce ook heel makkelijk de status van je Moneybird-facturen voor bepaalde bestellingen bekijken.

Facturen bekijken vanuit WooCommerce

Zo kun je in één oogopslag zien of een factuur betaald is én met één klik de factuur bekijken.

Factuur verzending

Je kunt in de instellingen van de plugin ook bepalen hoe je facturen wilt versturen. Zo kun je facturen automatisch per e-mail of zelfs per post laten versturen. Het versturen per post is een optie die standaard in Moneybird zit.

Factuur verzending

Overige instellingen

Daarnaast zijn er nog veel meer instellingen, waarvoor ik je graag doorverwijs naar de plugin-pagina op ExtensionTree. Zo kun je instellen welke huisstijl je wilt gebruiken voor je facturen. Je kunt in Moneybird meerdere huisstijlen aanmaken. Daarnaast kun je een Moneybird-workflow kiezen voor de facturen. Ook deze kun je in Moneybird aanmaken. Een andere handige optie is dat je automatisch een omzet-categorie kunt kiezen die je in Moneybird hebt aangemaakt. Dit is handig omdat je in de Resultatenrekening van Moneybird dan precies kunt bijhouden hoe veel omzet er uit je WooCommerce-webshop afkomstig is.

Beoordeel dit artikel

(5 ratings, gemiddeld: 5,00 van de 5)
Wouter Postma

Wouter Postma

Eigenaar van WPLounge. Blogt ook in het Engels op WPLounge.org.

Reageer

Advertenties

Blijf op de hoogte!