Je WooCommerce-webshop groeit harder dan je magazijn: wat verandert er als je de logistiek uit handen geeft

Er komt een moment dat het inpakken van bestellingen meer tijd kost dan het runnen van je webshop zelf. De omzet groeit, de orders blijven binnenkomen, en jij staat ‘s avonds nog dozen te vouwen voordat de vervoerder de volgende ochtend langskomt. Voor een groeiende WooCommerce-webshop is dat een bekend kantelpunt. Je assortiment kan de vraag aan en je marketing werkt, maar het magazijnwerk groeit niet mee. Dan komt de vraag op of je de logistiek beter kunt overdragen aan een partij die er de hele dag mee bezig is. En misschien wel de belangrijkste vraag voor jou als beheerder: wat betekent dat technisch voor je shop?

Het moment dat het inpakken je inhaalt

Je merkt het aan een paar dingen tegelijk. De voorraad past niet meer netjes in je ruimte. Bestellingen die ‘s ochtends binnenkomen, gaan pas de dag erna de deur uit. In drukke periodes zoals de feestdagen loop je structureel achter. En je durft geen week weg, omdat er dan niemand is die de pakketten verstuurt.

Zolang het om een paar orders per dag gaat, is zelf inpakken prima te doen. Zodra het er tientallen of honderden worden, wordt het inpakken de rem op je groei in plaats van een sluitpost die je er even bij doet.

Wat je zelf houdt en wat je overdraagt

Het overdragen van je logistiek betekent niet dat je de controle kwijtraakt. Je blijft eigenaar van je webshop, je productpagina’s, je prijzen en je klantcontact. Wat je overdraagt is het fysieke werk: het bewaren van je voorraad, het pakken van de juiste artikelen bij een bestelling, het inpakken en het versturen. Ook het verwerken van retouren hoort daarbij.

In de praktijk stuur je je voorraad naar een magazijn. Daar wordt alles geteld en ingeboekt. Komt er een bestelling binnen in je WooCommerce-shop, dan gaat die door naar het magazijn, waar iemand het pakket klaarmaakt en verstuurt. Jij houdt zicht op wat er gebeurt via een eigen overzicht waarin je voorraad, lopende orders en retouren terugziet.

Wat er in WooCommerce verandert

Technisch draait alles om de koppeling tussen je webshop en het systeem van het magazijn. Staat die goed, dan verandert er in je dagelijkse bediening weinig en in je gemak juist veel.

Drie dingen gaan vanaf dat moment vanzelf:

• Je voorraadstanden lopen live mee. Verkoop je een artikel, dan gaat de voorraad in WooCommerce meteen omlaag, en bij een binnengekomen levering weer omhoog. Je werkt niets meer met de hand bij.
• Bestellingen lopen door zonder tussenstap. Een nieuwe order verschijnt in je shop en gaat door naar het magazijn. Je exporteert geen lijstjes meer en mailt geen bestanden heen en weer.
• Verzendstatussen komen terug in je shop. Zodra een pakket is verstuurd, ziet je klant het in zijn account en in de bevestigingsmail, met een track-en-tracecode. Dat scheelt je een stroom vragen over waar een bestelling blijft.

Waar een slechte koppeling misgaat

Een koppeling die half werkt, levert meer werk op dan zelf inpakken. Let daarom op de plekken waar het fout kan gaan.

De bekendste is een voorraad die niet gelijkloopt. Verkoopt je shop iets dat in het magazijn allang op is, dan krijg je een order die niemand kan leveren. Andersom staat een artikel soms op uitverkocht terwijl er nog dozen vol liggen, en dan mis je verkoop zonder dat je het doorhebt.

Een tweede probleem is vertraging in de doorgifte. Worden bestellingen maar een paar keer per dag doorgestuurd in plaats van meteen, dan verlies je precies de snelheid die je zocht.

En let op de terugkoppeling. Komen verzendstatussen en track-en-tracecodes niet automatisch in WooCommerce terecht, dan voer je ze alsnog met de hand in. Dan heb je het handwerk verplaatst in plaats van weggehaald.

Waar je op let bij het kiezen

Ga je een partij zoeken, kijk dan verder dan de laagste prijs per pakket. Een paar punten bepalen of het echt bij je shop past.

Vraag eerst of ze een directe koppeling met WooCommerce hebben en hoe die werkt. Een echte koppeling die voorraad en verzendstatus automatisch uitwisselt, is iets anders dan een handmatige import een paar keer per dag. Een gespecialiseerde partij als Boxxl Fulfilment doet fulfilment voor webshops en koppelt rechtstreeks aan WooCommerce, zodat je voorraadstanden en verzendstatussen vanzelf in je shop terugkomen.

Kijk daarna naar hoe ze omgaan met retouren, want dat is bij veel webshops een fors deel van het werk. Vraag hoe een geretourneerd artikel wordt gecontroleerd en weer op voorraad komt. Let ook op de snelheid van verwerken: een bestelling die voor een vaste tijd binnenkomt en dezelfde dag de deur uit gaat, houdt je klanten tevreden. Vraag tot slot naar de bereikbaarheid als er iets misgaat, want een magazijn dat op een drukke dag niet opneemt, legt je verzending stil.

Rustig overstappen

Het overdragen van je logistiek is vooral een technische keuze en pas daarna een prijskeuze. Breng eerst in kaart hoeveel orders je nu verstuurt, hoeveel tijd dat kost en wanneer het piekt. Test daarna de koppeling voordat je alles overzet, en begin met een deel van je orders, zodat je rustig kunt bijsturen. Werkt de voorraad live mee en komt de verzendstatus netjes terug in WooCommerce, dan houd je grip op je shop terwijl iemand anders het magazijnwerk doet. Loop je vast op de koppeling zelf, dan is het verstandig om een specialist mee te laten kijken voordat je de knoop doorhakt.

^{Photo: Pickawood on Unsplash}